Ein guter Dienstplan legt immer die Grundlage für einen soliden Ablauf innerhalb eines jeden Unternehmens. Daher erklären wir Ihnen im Folgenden, worauf Sie dabei achten sollten, welche Kriterien wichtig sind und nach welchen Strategien der Dienstplan erstellt werden kann.
Die richtigen Planungskriterien für die Gestaltung des Dienstplans
Ein Dienstplan kann mit Papier und Bleistift, in einer Tabellenkalkulation oder mithilfe einer speziellen Software erstellt werden. Vor allem letztere Variante sorgt dafür, dass Sie den Dienstplan einfach erstellen können und ohne großen Aufwand. Bei der digitalen Variante werden Sie zudem vom Programm unterstützt, was den Dienstplan deutlich weniger fehleranfällig macht. Trotzdem erfordert die Planung natürlich immer entsprechende Kriterien und passende Strategien.
Einen guten Dienstplan zu schreiben ist immer eine Herausforderung, oft werden dafür mehrere Stunden oder Tage benötigt. Dabei lohnt es sich strategisch vorzugehen, vor allem, wenn in Ihrem Unternehmen in Schichten gearbeitet wird, Teilzeit und Vollzeitkräfte angestellt sind und zusätzlich auch an Feiertagen und Wochenenden gearbeitet wird. Im Folgenden nun die wichtigsten Kriterien:
Ziele des Unternehmens
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Zuallererst muss ein Dienstplan natürlich das oberste Ziel erreichen: Die erforderliche Besetzungsstärke wird in der benötigten Qualität in allen Schichten erreicht. Weitere Ziele sind eine möglichst kostengünstige Planung sowie die Vermeidung von Überstunden. Nur wenn die Ziele des Unternehmens erreicht werden, ist es auch ein sinnvoller Dienstplan.
Gesetzliche Vorschriften
Ebenfalls gilt es bei der Planung des Dienstplans alle gesetzlichen Kriterien zu beachten: Das Arbeitszeitgesetz steht dabei an erster Stelle. Beachten Sie die Mindestruhezeit zwischen einzelnen Schichten, die maximale tägliche Arbeitszeit sowie die Wochenarbeitszeit und eventuelle Ausgleichstage für Feiertags- und Sonntagsarbeit.
Mitarbeiterverträge
Natürlich müssen bei der Planung auch die Arbeitsverträge der einzelnen Mitarbeiter beachtet werden. Häufig sind dort individuelle Absprachen festgehalten und auch Arbeitszeit, Urlaub und Überstunden werden dadurch geregelt.
Mitarbeiterakzeptanz
Die Mitarbeiter spielen bei der Planung immer eine wichtige Rolle, da diese den Dienstplan natürlich auch akzeptieren müssen. Soweit wie möglich, sollten daher auch persönliche Wünsche mit berücksichtigt werden. Auch die Fairness spielt eine wichtige Rolle, unbeliebte Dienste sollten daher zwischen allen Mitarbeitern gerecht verteilt werden
Schichtdienst beachten
Gerade wenn Schichtdienste zur Tagesordnung gehören, sollten Sie darauf achten, dass es keinen Wechsel von Früh- in die Spätschicht gibt sowie umgekehrt und nicht mehr als vier Nachtschichten in Folge geplant sind. Auf Dauer können Mitarbeiter dadurch sogar krank werden.
Spielraum
Ein guter Dienstplan verfügt immer auch über ein wenig Spielraum, für mögliche Änderungen oder Ausfälle. Als Unternehmen muss man flexibel agieren und auch spontan reagieren können.
Je früher, desto besser
Gleichzeitig sollte der Dienstplan so früh wie möglich veröffentlicht werden, damit Mitarbeiter ihre privaten Termine daran anpassen können. Das schafft Planungssicherheit und erhöht die Motivation.
Strategien für die Gestaltung des Dienstplans
Im Folgenden stellen wir Ihnen die gängigsten Strategien für die Gestaltung eines Dienstplans vor:
Wie der letzte Plan
Bei dieser Strategie wird der letzte Plan immer wieder kopiert, an die neuen Gegebenheiten angepasst und dann veröffentlicht. Vor allem bei Wochenplänen funktioniert das sehr gut, bei Monatsplänen ist es eher schwieriger, da sich die jeweiligen Monate immer wieder stark unterscheiden können, was Arbeitsaufwand und saisonale Gegebenheiten angeht.
Auf Basis eines Rollplans
Bei dieser Art gibt es eine wiederkehrende Folge von Schichten, die unabhängig von den Mitarbeitern festgelegt werden. Einen guten Rollplan zu entwickeln ist relativ aufwändig und erfordert ein umfangreiches Know-how, weshalb häufiger sogar Informatiker mit der Programmierung eines solchen Plans beauftragt werden. Einmal aufgestellt, erleichtert es die Dienstplanung jedoch um einiges und sorgt zudem dafür, dass die Mitarbeiter eine hohe Planungssicherheit erhalten.
Nach Mitarbeiterwünschen
Die Mitarbeiter wissen in der Regel, wie Sie am liebsten arbeiten würden. Diese Wünsche können Sie als Grundlage für den Dienstplan verwenden, was jedoch relativ aufwändig ist. Zudem sind unbeliebte Dienste häufig unterbesetzt, da sich kaum jemand dafür einträgt.
Selbstplanung der Mitarbeiter
Ähnlich wie die Wunschplanung funktioniert auch die Selbstplanung: Dabei werden lediglich die einzelnen Dienste ausgeschrieben und die Mitarbeiter tragen sich selbst ein. Unbeliebte Dienste lassen sich jedoch auch hierbei häufig nicht in ausreichender Form besetzen.
Kombination einzelner Strategien
Die aufgeführten Strategien lassen sich natürlich auch untereinander kombinieren. So ist es zum Beispiel sinnvoll, den Rollplan mit der Wunschplanung zu mixen. Trotzdem benötigt es immer einen Dienstplaner, welcher über den endgültigen Einsatz entscheidet, damit nicht die betrieblichen Ziele darunter leiden.
Wichtig ist immer, dass alle Mitarbeiter bis zu einem gewissen Grad über Ihren Einsatz entscheiden dürfen, sodass privates und berufliches Leben gut miteinander kombiniert werden können, ohne dass die Ansprüche des Unternehmens darunter leiden. Hier gilt es, eine solide Mischung zu finden.