Datenschutz im Homeoffice

Die Corona-Epidemie hat in vielen Unternehmen gezeigt, was noch wenige Wochen zuvor von einem Großteil der Chefs für unmöglich gehalten wurde: das Arbeiten im Homeoffice funktioniert! Eine strukturierte Planung und Einrichtung der Heimarbeitsplätze hat es in den meisten Unternehmen aufgrund der rasanten Entwicklung allerdings nicht gegeben. Und so blieben einige Themen bei den quasi über Nacht eingerichteten Arbeitsplätzen in den eigenen vier Wänden unberücksichtigt. Dazu gehört auch das Thema Datenschutz. Dabei gilt es natürlich auch an Homeoffice-Arbeitsplätzen die Regeln des Arbeitsschutzes zu beachten. Auf was es dabei ankommt, erfahren Sie im Folgenden.

Warum ist Datenschutz auch im Homeoffice wichtig?

Während vor einigen Jahren noch das Thema Datenschutz eine eher untergeordnete Rolle in vielen Betrieben gespielt hat, sind Unternehmer und Geschäftsführer spätestens seit der Zunahme und immer wieder aufkommenden Meldungen über Datenmissbrauch und Skandale deutlich sensibler bei diesem Thema geworden. Um einen gemeinsamen rechtlichen Rahmen für den Datenschutz im Raum der europäischen Union zu schaffen, trat im Jahre 2018 die Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Bei Verstößen sieht die DSGVO teils empfindliche Strafen vor, was zeigt dass die Bedeutung des Themas endlich auch in der Politik angekommen ist. Die geltenden Regeln sind selbstverständlich auch bei der Arbeit vom heimischen Arbeitsplatz aus einzuhalten. Insbesondere in Zeiten, in denen Schulen, Kindergärten und andere Betreuungseinrichtungen geschlossen wurden, zeigte sich sehr deutlich, vor welcher Herausforderung die im Homeoffice arbeitenden Mitarbeiter dabei gestellt wurden.

4 wichtige Tipps für einen datenschutzkonformen Homeoffice-Arbeitsplatz

Einen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden einzurichten, erweist sich für viele Beschäftigte als eine herausfordernde Aufgabe. Neben ergonomischen und arbeitssicherheitsrelevanten Aspekten spielt dabei auch die Einhaltung der Regularien zum Datenschutz eine wichtige Rolle. Mit den folgenden Tipps können Sie eine Arbeitsumgebung schaffen, in der Sie sich nicht nur wohlfühlen und Ihre volle Leistung abrufen können. Auch der Datenschutz wird somit gewährleistet. Wer sich über weitere und tiefergehende Regeln zum Datenschutz im Homeoffice weiterbilden will, der findet hier Seminare zum Datenschutz.

1. Auswahl des Arbeitsplatzes

Wohl nur die wenigsten Arbeitnehmer verfügen in der eigenen Wohnung über ein leerstehendes Zimmer, welches im Nu in ein Arbeitszimmer verwandelt werden kann. Besonders in der schweren Zeit des Corona-Lockdowns war es nicht selten, dass Beschäftigte am heimischen Küchentisch oder an anderen dafür eigentlich ungeeigneten Plätzen Ihrer Arbeit nachgehen mussten. Dass das weder eine angenehme Arbeitsatmosphäre darstellt, noch die Richtlinien des Datenschutzes eingehalten werden können, versteht sich von selbst. Um dies zu gewährleisten, sollte bei der Auswahl des Arbeitsplatzes auf Folgendes geachtet werden:

• Der Arbeitsplatz darf nicht von Unbefugten eingesehen werden können. Dazu gehören auch Familienmitglieder.
• Die Sitzposition sollte nicht direkt vor einem Fenster gewählt werden. Das ermöglicht unter Umständen Fremden Einblicke von draußen und sorgt gleichzeitig für ungünstige Lichtverhältnisse.
• Bei Video- oder Telefonkonferenzen muss darauf geachtet werden, dass unberechtigte Personen (einschließlich Familienmitglieder) die Inhalte der Besprechungen nicht mithören können. Kopfhörer sind dazu ein probates Mittel, besser noch Sie ziehen sich in einen ruhigen Raum zurück.

2. Die Sicherheit des Heimnetzwerkes

Nichts geht mehr heutzutage ohne das Internet. Das gilt auch für die Berufswelt. Im Homeoffice kommt dabei meist das private WLAN-Netzwerk zum Einsatz. Wie im Büro auch, sollte es sich hierbei um ein verschlüsseltes Netzwerk handeln. Die entsprechenden Einstellungen dazu können relativ simpel am Router des Netzwerks vorgenommen werden. Wer sich dies nicht selbst zutraut, der sollte die firmeninterne IT-Abteilung um telefonische Hilfestellung bitten.

2. Die Sicherheit des Heimnetzwerkes

Muss für die tägliche Arbeit auf Daten aus dem Firmennetzwerk zugegriffen werden, so sollte dies ausschließlich über eine VPN-Verbindung erfolgen. Diese schützt die abgerufenen Daten vor unbefugtem Zugriff, beispielsweise durch Hacker. Auf dem eigenen Rechner wird dazu ein VPN-Client eingerichtet, welcher einen Tunnel zu dem Firmenserver aufbaut, durch den die Daten geschützt sind. Die Einrichtung eines solchen VPN-Tunnels sollte im Zweifelsfall von einem IT-Fachmann übernommen werden.

4. Auch zuhause gilt: gleiches Verhalten wie am Arbeitsplatz

Auch wenn das Arbeiten von zuhause in Jogginghose für viele Beschäftigte reizvoll klingt, gilt es auch in den eigenen vier Wänden einige Grundregeln im eigenen Verhalten einzuhalten. Dazu gehört zum Beispiel das Sperren des Rechners, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird. Auch dürfen interne Dokumente und Akten nicht offen liegen gelassen werden, um Unbefugten keinen Zugriff darauf zu ermöglichen.