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Jeden Tag werden unzählige E-Mails versandt: In diesem Jahr wurden – laut einer aktuellen Statistik – 196,3 Milliarden elektronische Briefe rund um den Globus verschickt. Für sie gelten ebenso wie für den Schriftverkehr ungeschriebene Benimmregeln.
Eine E-Mail zu verschicken geht schnell, ist unkompliziert und mit einem sogenannten Freemail-Anbieter wie gmx.net sogar komplett kostenlos. Doch ausgerechnet die einfache Handhabung führt immer häufiger dazu, dass Nachrichten unaufmerksam runtergetippt und dann möglichst schnell „rausgehauen“ werden. Dabei ist es sowohl im Beruflichen als auch im Privaten unablässig, einige „Umgangsregeln“ zu beachten.
Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance: Der Betreff
Ein sorgsam gewählter Betreff sorgt direkt im ersten Moment für einen guten Eindruck beim Leser. Geradezu reflexartig entscheidet er nämlich nach diesem Kriterium, ob und wann er die E-Mail liest oder ob sie gar direkt im virtuellen Papierkorb verschwindet. Umreißen Sie deshalb stets kurz und aussagekräftig, worum es in der E-Mail geht. Verschicken Sie eine Nachricht gar ganz ohne Betreff, droht ihr im schlimmsten Fall das schnelle Aus durch einen Klick auf „Löschen“.
Content is King: Der Inhalt Ihrer E-Mail
Nachrichten sollten stets klar und unmissverständlich formuliert werden. Vorsicht bei Scherzen und Ironie – nicht immer teilen Sender und Empfänger den gleichen Humor. Und auch ein Emoticon ersetzt nicht immer das natürliche Augenzwinkern in einem persönlichen Gespräch. Manch einem User mag dessen Sinn sogar überhaupt nicht klar sein. Achten Sie außerdem auch auf formelle Besonderheiten: Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und eine korrekte Ansprache zeugen von einem ernstzunehmenden Absender. Und: Den Duden gibt es inzwischen auch online, Ausreden gelten also nicht mehr! Besondere Aufmerksamkeit gilt übrigens der Großschreibung: In der virtuellen Welt können mehrere Versalien hintereinander schnell als Schreien gedeutet werden.
Die Signatur – Ihre Visitenkarte
Ebenso wie Sie einen Brief nie ohne Absender verschicken würden, gehört unter jede E-Mail Ihre Signatur. Im Privaten ist es ein Gebot der Höflichkeit, beim beruflichen E-Mail-Verkehr ist es sogar vorgeschrieben. Bei den meisten Email-Programmen können Sie die Signatur automatisch anhängen.
Achtung: Postfach verstopft! Anhänge nur mit geringer Datenmenge versenden
Stellen Sie sich vor, Sie verstopfen mit Ihrer E-Mail den ganzen Briefkasten Ihres Empfängers und dieser kann vorerst keine andere Nachricht mehr empfangen. Können Sie sich seinen Unmut ausmalen? Schicken Sie deshalb lieber kleine Anhänge oder fragen Sie andernfalls vorher nach, ob ein umfangreicher Datenversand wirklich erwünscht ist. Einige E-Mail-Programme haben auch eine Datenmengengrenze, sodass Ihre Nachricht erst gar nicht ankommt. Bilder können Sie auch online beispielsweise unter folgendem Link komprimieren.
Über die Priorität entscheidet der Empfänger
Lassen Sie die Finger lieber von dem Prioritätsbutton. Er sorgt dafür, dass die E-Mail beim Empfänger besonders gekennzeichnet ist. Stellt dieser aber fest, dass Ihre Nachricht gar nicht so wichtig ist, verliert der Hinweis schnell die gewünschte Bedeutung – und das auch, falls eine andere E-Mail einmal wirklich drängen sollte.
Kontrollwahn Lesebestätigung
Gleiches gilt für die Lesebestätigung. Mit ihr möchte der Versender sicherstellen, dass Sie die E-Mail auch empfangen haben. Ebenso aber, wie Sie nicht jeden Brief per Einschreiben versenden, sollte auch die Empfangsbestätigung nicht allzu oft eingefordert werden. Andernfalls könnte sich der Empfänger schnell belästigt fühlen.
Vorsicht bei Massenmails
Die wenigsten Nachrichten sind tatsächlich so wichtig (oder lustig), dass man sie gleich an eine größere Gruppe von Personen verschicken sollte. Andernfalls könnten die Nachrichten schnell als Spam aufgefasst werden.
Kurz vor Schluss: Aufmerksam lesen!
Bitte schauen Sie sich ihre Nachricht vor dem Abschicken noch einmal gründlich an: Haben Sie vollständige Sätze geschrieben? Stimmt die Rechtschreibung? Und auch die Form? Einige E-Mail-Programme bieten auch eine kostenlose Rechtschreibprüfung.