"Eine Firma besteht in erster Linie aus Menschen"- diese alte Erkenntnis taucht immer wieder auf, wenn
es um effizientes Arbeiten geht. Hierbei wird oftmals bei Effizienzbetrachtungen oder Performanceuntersuchungen
festgestellt, dass die Qualität und Menge an bewältigter Arbeit signifikant von der Motivation der Mitarbeiter
abhängt.
Speziell in Branchen mit hohem Serviceanteil oder spezialisierten, hochqualifizierten Mitarbeitern ist
letztendlich die Mitarbeitermotivation ausschlaggebend dafür, wie die anfallende Arbeit erledigt wird.
Einflüsse auf die Mitarbeiterzufriedenheit
Offensichtliche Faktoren für den Spaß an der Arbeit sind meist schnell genannt: Vorgesetzte und deren Führungsstil,
nette Kollegen, bewältigbares Arbeitspensum sowie eine ansprechende Büroeinrichtung. Zunehmend
interessant sind jedoch Dinge, die in der Vergangenheit wenig betrachtet worden sind. Hierzu
gehört die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln, die
in der heutigen Zeit zunehmend IT-lastig sind. Da letztendlich Mitarbeiter das tägliche Arbeitspensum
zeitgerecht erledigen wollen, ist nicht nur die reibungslose Funktion der Arbeitsmittel wichtig,
sondern deren möglichst einfache Bedienung.
Schlecht umgesetzte Prozesse, kompliziert zu bedienende Software, häufige Netzwerkprobleme etc. haben negative Auswirkungen auf das
Mitarbeiterengagement.
Regelrechte Frustration kann in Folge aufkommen, wenn sich ein Anwender von der IT-Abteilung nicht oder nicht zeitnah
unterstützt fühlt. An dieser Stellen kann insbesondere bei nicht IT-affinen Mitarbeitern Stress entstehen, da somit
Verzögerungen entstehen. Hier fühlen sich leistungsbereite Mitarbeiter schnell unnötig ausgebremst.
Herausforderungen, objektives Feedback zu erhalten
Je größer eine Firma ist, umso weitläufiger sind die Reporting- und Informationswege. Hier sind oftmals die Anwender,
IT-Abteilung und Entscheidungsträger voneinander isoliert mit langen Informationswegen. Eine andere Herausforderung
besteht darin, dass jeder Mitarbeiter einen anderen Blickwinkel auf die Thematik hat, und auf pauschale Fragen wie
"Seid Ihr zufrieden mit den Computern und der Branchensoftware" in der Regel recht undifferenzierte Antworten kommen.
Eine Antwort auf diese Herausforderung liefert das Unternehmen Effectory
(https://www.effectory.de). Hier werden Mitarbeiterbefragungen
geplant und durchgeführt, die gezielt definierte Themen adressieren und klare Antworten auf Fragen der Führungsebene geben.
Auswertung und Bewertung der Umfrage
Eine häufige Herausforderung beim Erstellen einer Umfrage oder Feedbackerhebung ist die Festlegung, welches nachgelagerte
Ziel erreicht werden soll. Bereits im Vorfeld muss definiert werden, welche Maßnahmen aus den Umfrageresultaten abgeleitet
werden sollen, damit entsprechende Metriken zur Auswertung festgelegt werden können.
Hier profitiert man von dem Know-How eines erfahrenen Dienstleisters, der nicht nur einen Fragenkatalog gestaltet, sondern zusätzlich
die Durchführung incl. Auswertung übernimmt. Somit werden die kostbaren Ressourcen des eigenen Unternehmens geschont.
Weiterhin wird durch die externe Begleitung einer Umfrage sichergestellt, dass die Thematik ohne eine oft vorhandene
Betriebsblindheit angegangen wird.
Beispielsweise führt eine Frage nach der einfachen Zufriedenheit des Anwenders mit der Zuverlässigkeit der Arbeitsmittel zu einer
subjektiven Einschätzung. Diese muss nicht unbedingt die Realität widerspiegeln. Zielführender ist es, die Fragestellung
in mehrere Unterfragen aufzuteilen und daraus differenzierbare Aussagen zu erhalten, die besser qualifiziert werden können.
Hier kann beispielsweise gefragt werden:
- Wie oft am Tag oder in der Woche Gerätschaften einen unplanmäßigen Neustart erfordern
- Ist die Reaktionszeit des internen Helpdesks zufriedenstellend?
- Ob Mitarbeiter mit ihrer Arbeit nicht pünktlich fertig werden
- Datenverluste Nacharbeit erfordern
Ein Abgleich der Umfrageergebnisse mit entsprechenden Tickets des Helpdesks schafft hier einen zusätzlichen Plausibilitätscheck.
An welchen Stellen lassen sich Umfragen sinnvoll durchführen?
Die klassische Anwendung einer firmeninternen Umfrage findet als "Wasserstandsmeldung" statt. Diese soll es den Führungskräften
ermöglichen, problematische Bereiche zu ermitteln und entschärfen. Voraussetzung ist hier, dass die Mitarbeiter sich aktiv an der
Umfrage beteiligen und anonym Kritik äußern können. Weiterhin lassen sich Umfragen und Feedback sinnvoll in organisatorische Prozesse
wie dem Onboarding oder Ausscheiden von Mitarbeitern integrieren.
Eine andere Stelle, die zunehmend wichtiger wird, ist die "Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung", die arbeitsschutzrechtlich
vorgeschrieben ist. Hier bieten sorgfältig entworfene Fragenkataloge die Chance, bisher nur latent wahrgenommene Ursachen
von Belastungen zu erkennen und abzustellen.