Digitalisierung könnte das Wort des Jahres werden. Wohlgleich man dieses ständig hört, hat sich noch nicht jedes Unternehmen damit
beschäftigt. Viele Unternehmen haben Angst vor Veränderung und davor wichtige Aufgaben in „fremde Hände“ zu geben. Prozesse und
persönliche Dinge zu digitalisieren benötigen zwar einige Tage an Einarbeitungszeit, jedoch zahlt sich diese Zeit aus durch eine
spätere effektivere Arbeitsweise.
Bereits im privaten Umfeld setzen viele Menschen auf ein digital Office.
Die wenigsten möchten zahlreiche Ordner mit diversen Papieren bei sich im Zimmer haben. Es sieht nicht nur unschön aus, es ist auch
noch schwierig das passende Dokument zu finden. Anders, wenn diese digital abgelegt werden.
Welche Vor- und Nachteile bringt ein digitales Office mit sich?
Ein papierloses Büro zu haben bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Wer auf Minimalismus steht wird damit glücklich werden.
Denn sämtliche Ordner mit Papieren verschwinden und es befinden sich lediglich die wichtigsten Gegenstände im Raum. Ordner mit Akten
gibt es nur noch digital auf dem Computer.
Vor allem, wenn die Cloud genutzt wird, bringt das einen Vorteil mit sich, der primär für Selbstständige ein Segen ist. Es kann von
jedem Ort der Welt an jedem Endgerät auf die Unterlagen zugegriffen werden. Somit kann man bequem während der Bahnfahrt oder während
des Fluges an seinem Dokument weiterarbeiten, wenn man mitten in einem Projekt steckt.
Zudem wird die Ordnung effektiver gestaltet. Einerseits können Dokumente von Kunden schneller gefunden werden, da es möglich ist auf
dem Computer nach Begriffen, wie der Kundennummer zu suchen. Andererseits müssen Dokumente nicht einmal mehr in den passenden Ordner
verschoben werden, da es mittlerweile Programme gibt, die dies anhand des Dateinamens automatisch erledigen.
Für die mit dem digitalen Büro entstehenden Nachteile sollte immer auf Backups gesetzt werden. Gerade ein mobiler Router im Büro,
welches einem Datenvolumen beschert, wenn der Netzanbieter des Hauses einmal ausfallen sollte. Da die Dateien in der Cloud gespeichert
werden, ist eine Internetverbindung Voraussetzung, um an diesen weiter zu arbeiten.
Zudem müssen mehrere Tage bis einige Wochen eingeplant werden, bis wirklich alle Prozesse von Analog auf Digital umgestellt werden.
Dies sollte nach und nach geschehen und erst einmal in den weniger wichtigen Bereichen, bevor es an die primären Abteilungen, wie
Kundenprozesse oder Buchhaltung geht.