Digitalisierung von Unternehmen

Fragt man den Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebs, ob seine Abläufe digitalisiert sind, wird er heutzutage in der Regel mit „Ja“ antworten. Will man dann wissen, wie genau diese Digitalisierung aussieht, erhält man Antworten, die mit Warenwirtschaftssoftware, einem CRM-System oder ähnlichen Programmen zu tun haben, mit denen sich viele inner- und außerbetriebliche Abläufe einfach und schnell erledigen lassen.

Damit ist der erste Schritt in die richtige Richtung getan, ein großes Problem bleibt allerdings bestehen. Denn in den meisten Fällen können diese Einzelprogramme nicht miteinander kommunizieren. Um die Digitalisierung als abgeschlossen betrachten zu können, braucht es also ein zusätzliches System, das die verschiedenen Bereiche miteinander interagieren lässt.

Schon der erste Schritt bringt Vorteile

Das soll nun aber auf keinen Fall bedeuten, dass es einem Unternehmen nichts bringt, verschiedene Teilbereiche mit Hilfe speziell dafür entwickelter Programme zu bearbeiten. Welche Vorzüge die Verwendung dieser Softwarelösungen mit sich bringt, lässt sich am Beispiel eines Warenwirtschaftssystems wie dem der Firma Lexware sehr gut veranschaulichen.

Vom Eingang einer Bestellung bis zum Versand der gewünschten Artikel kann ein solches Programm alle notwendigen Schritte vereinfachen, da alle relevanten Informationen an einer zentralen Stelle zusammenlaufen und jederzeit einsehbar sind. In einem konkreten Fall sieht das so aus:

Ein Onlineshop, der keine Software für die Materialwirtschaft hat, vertreibt seine Waren auf einer eigenen Website, aber auch auf amazon und ebay. Der Besitzer muss jeden Tag all diese Kanäle nach neuen Bestellungen überprüfen. Die bestellten Artikel sucht er dann im Lager zusammen, verpackt sie entsprechend und macht sie versandfertig. Anschließend muss er alle Produkte, die er wegschicken will, aus seiner Bestandsliste löschen und den jeweiligen Kunden zuordnen. Dann muss er für jede Bestellung eine Rechnung anfertigen und sie versenden. Für diese Schritte braucht er verschiedene Programme und vor allem sehr viel Zeit.

Verwendet er stattdessen eine spezielle Software für die Materialwirtschaft, so hat er deutlich weniger Aufwand. Die Bestellungen, die auf den verschiedenen Kanälen eingehen, werden alle in einem Fenster angezeigt. So müssen nicht drei, sondern lediglich eine Plattform beobachtet werden.

Angezeigt werden dabei bei jedem Auftrag:

• Artikelnummer
• Preis
• verkaufte Stückzahl
• Versandkonditionen

Alle bestellten Artikel werden dann automatisch aus der Bestandliste gelöscht. Ist bei einem davon demnächst eine Nachbestellung nötig, so zeigt die Software das ebenfalls frühzeitig an. Lieferengpässe und dadurch unzufriedene Kunden gehören so der Vergangenheit an.

Auch das Schreiben von Rechnungen wird erleichtert, denn die zu den Bestellungen gehörenden Zahlungsaufforderungen können mit einem Klick ausgedruckt werden. Versäumt es ein Kunde, seine Rechnung rechtzeitig zu begleichen, hilft ein mehrstufiges Mahnsystem dabei, nicht den Überblick zu verlieren. Ein Warenwirtschaftsprogramm erleichtert also die Auftragsbearbeitung, die Lagerverwaltung, das Schreiben von Rechnungen und das Mahnwesen.

Verschiedene Unternehmensbereiche digital vernetzen

Für einen Onlineshop, der fertige Artikel vertreibt, reicht eine Software für die Warenwirtschaft in der Regel aus. Anders sieht das bei größeren Betrieben aus, bei denen auch andere Bereiche wie die Produktion, das Marketing oder die Buchhaltung wesentliche Bestandteile sind. Was die oben beschriebene Software für die Materialwirtschaft ist, brauchen sie eine Nummer größer. Denn auch wenn in allen Bereichen bereits eine Software verwendet wird: Die abteilungsübergreifende Koordination ist meist immer noch schwierig, da die verschiedenen Programme nicht miteinander interagieren können. Will sich ein Mitarbeiter aus dem Marketing über den aktuellen Bestand eines Produkts informieren, so muss er im Lager anrufen, wo der zuständige Kollege dann die entsprechende Information suchen muss.

Moderne Vernetzungslösungen sind mit all diesen gängigen Programmen kompatibel und sorgen so dafür, dass jeder Mitarbeiter von jedem Gerät aus auf alle betrieblichen Informationen zugreifen kann. Sie helfen Unternehmen also dabei, wertvolle Zeit zu sparen. Anstatt im Lager anzurufen, kann der Marketingmitarbeiter sich die gewünschten Daten einfach auf den PC holen.

Um ein Unternehmen vollständig zu digitalisieren und alle Abläufe so schlank und effizient wie möglich zu gestalten, ist dieser zweite Schritt also unbedingt von Nöten – es sei denn, es handelt sich um einen Onlineshop oder einen anderen Betrieb, der sich hauptsächlich auf einen einzelnen Bereich konzentriert.