Druckerkauf – Gesamtkosten vergleichen

Wenn es darum geht, einen Drucker oder ein Multifunktionsgerät zu kaufen, bedeutet der niedrigste Anschaffungspreis nicht unbedingt, dass es sich um die kostengünstigste Lösung handelt. Vielmehr ist es entscheidend, die Druckkosten über den gesamten Zeitraum der Nutzung zu betrachten und somit die tatsächliche Total Cost of Ownership (TCO) zu betrachten. Nur weil der Anschaffungspreis niedrig ist, bedeutet das nicht, dass der Gesamtaufwand für den Drucker gleichfalls günstig sein wird. Bevor die Kaufentscheidung für einen Drucker fällt, gilt es vielmehr, alle Kosten zu kennen, die mit dem Kauf und Betrieb des Geräts verbunden sind.

Wie ein Auto Kraftstoff, Wartung und Instandhaltung benötigt, benötigt ein Drucker Toner, Papier und Wartung. Während es im Handel viele relativ preiswerte Drucker gibt, ist der wahre Preis, auf den es zu achten gilt, die Total Cost of Ownership (TCO). Drucker mit der niedrigsten TCO bieten langfristig das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die Zeit zu nehmen, die TCO beim Kauf eines neuen Druckers oder Geräts zu verstehen, kann dazu beitragen, unnötige finanzielle oder produktive Verluste in der Zukunft zu vermeiden. In diesem Artikel werden wir erklären, warum es wichtig ist, die Gesamtbetriebskosten eines Druckers zu berücksichtigen. Zugleich zeigen wir, was vor dem Kauf beachtet werden sollte, um sicherzustellen, dass sich die Investition langfristig lohnt.

Was ist bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten eines Druckers zu beachten?

Im Wesentlichen gibt es drei wesentliche Punkte, die bei der Berechnung der TCO für einen Drucker zu berücksichtigen sind.

1. Kosten für physische Hardware. Dies sind die Kosten für den Drucker, wenn er zunächst erworben wird. Wird der Drucker geleast, dann sind als Vergleichskosten die Kosten für das Leasing über einen bestimmten Zeitraum zu berücksichtigen.
    
2. Druckkosten. Druckkosten beziehen sich auf Dinge, wie die Kosten und Kapazität von Tonerkartuschen und die Menge an Papier, die das Unternehmen jeden Monat durchläuft. Die Druckkosten hängen auch davon ab, ob hauptsächlich in Farbe oder schwarz-weiß gedruckt wird.
    
3. Betriebskosten. Es gibt einige Bereiche, die bei der Berechnung der Betriebskosten eines Druckers zu berücksichtigen sind. Der Energieverbrauch ist ein wichtiger Faktor, über den man nachdenken sollte. Die meisten Drucker sind mit einem Energy Star-Wert nach Industriestandard ausgestattet. Je höher der Sternwert, desto energieeffizienter und somit günstiger ist er zu betreiben. Die Papierkosten sollten auch beim Kauf eines Druckers berücksichtigt werden. Unterschiedliches Papier eignet sich für verschiedene Drucker, und typischerweise laufen Laserdrucker auf kostengünstigem Normalpapier, während Tintentechnologien in der Regel teureres und spezialisiertes Papier erfordern, insbesondere wenn Sie in hoher Qualität drucken möchten. Es ist auch eine gute Idee, herauszufinden, ob der Drucker, den Sie sich ansehen, doppelseitigen Druck bietet, da diese Funktion die Papierverbrauchskosten erheblich senken kann. Auch Wartungskosten wie Service- oder Garantiekosten sind zu berücksichtigen.
    

Nachdem nun die drei wichtigsten Punkte bekannt sind, die bei der Berechnung der TCO zu berücksichtigen sind, können die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigt werden. Dabei spielen die folgenden Elemente eine Rolle:

• Anzahl der zu druckenden Seiten pro Monat.
• Verhältnis von Farbe zu Schwarzweißdrucken
• Größe und Qualität des Papiers
• Zusätzliche Funktionen, die von dem Drucker benötigt werden, wie zum Beispiel: Druck über WiFi, Sicherheit, Verwaltung von Workflows usw.

Sobald Sie die obigen Fragen beantwortet sind, müssen noch einige weitere Variablen berücksichtigt werden, bevor die TCO berechnet werden kann. Dazu zählen:

• der Preis des Druckers und ob der Drucker gekauft oder geleast wird oder man sich für eine verwaltete Drucklösung entscheidet.
• die Kapazität der ersten Tonerkartuschen, die mit dem Kauf des Druckers mitgeliefert werden, sowie die Kosten und die Kapazität von Ersatztonerkartuschen.

Sind alle diese Informationen bekannt, so kann die TCO für jedes einzelne Druckermodell ermittelt werden. Da diese Kalkulation zu zeitaufwendig und zu umständlich ist, haben sich bereits einige Druckerkaufberater etabliert, wie zum Beispiel hier. Dieser sollte stets herstellerunabhängig die Informationen bereitstellen und die individuellen Einstellungen (bevorzugte Druckermarke, Präferenz für Tintenstrahl- oder Lasergeräte, Druckvolumen pro Monat usw.) miteinbeziehen. Einige Druckerhersteller bieten einen eigenen Druckerkaufberater für ihre Geräte an. Mit dem Unterschied, dass die Transparenz hinsichtlich der Folgekosten oft nicht gegeben ist.

Sicherheit beim Drucken

Beim Druck in Unternehmen und Behörden spielt die Sicherheit eine entscheidende Rolle bei der Auswahl eines Druckers. Dies betrifft sowohl den physischen Zugriff auf die gedruckten Dokumente als auch die eigentliche Übermittlung der Daten.

Werden Drucker von mehreren Anwendern genutzt, so sollte das Gerät über zusätzliche Sicherheitsfunktionen verfügen, die den Ausdruck erst dann starten, wenn der Nutzer direkt am Gerät ist. Dies kann über die Eingabe einer PIN oder mit Zugriffskarten gewährleistet werden.

Drucker, die drahtlos mit dem Netzwerk verbunden sind, müssen über Maßnahmen zur Datenverschlüsselung verfügen. Nur so ist gewährleistet, dass die Daten der Druckaufträge nicht von Dritten abgefangen, ausgelesen und missbraucht werden können.

Managed Print Services können Druckkosten senken

Managed Print Services können die Druckkosten um bis zu 30 % senken, indem sie die Verwaltung, Wartung und den Support der Druckgeräte an Drittanbieter auslagern, um die Dokumentenausgabe zu optimieren und Kosten zu senken.

Durch die professionelle Verwaltung der Druckumgebung helfen die Anbieter, Kosteneinsparungen in Bereichen wie Verbrauchsmaterial, Wartung, Service und Prozessverbesserungen zu erzielen.