Unternehmen können mit der Investition in ein ERP-System nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern
Geschäftsprozesse optimal steuern und kontrollieren. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile für die
Unternehmensabläufe. Allerdings sind auch einige Nachteile zu berücksichtigen.
Was sind ERP-Systeme und welche Möglichkeiten gibt es?
Mit „Enterprise Resource Planning“ (ERP), übersetzt Geschäftsressourcenplanung, haben
Unternehmen die Möglichkeit, interne Informationen und Ressourcen zentral zu planen, zu verwalten
und zu steuern. Computergestützte ERP-Systeme können in mehreren Unternehmensbereichen
eingesetzt werden, wie etwa Finanzplanung, Controlling, Personalwesen, Projektmanagement,
Produktionsplanung oder Warenwirtschaft. Aufgrund der zentralen Datenverwaltung ist es möglich,
das Unternehmen mit all seinen Bereichen als Ganzes abzubilden.
Es gibt inzwischen zwei verschiedene Möglichkeiten ERP-Systeme als betriebswirtschaftliche
Softwarelösung in das Unternehmen einzubinden. Lokale ERP-Software, für die einmalig eine
Nutzungslizenz erworben wird, kann intern über eine eigene IT-Abteilung abgewickelt werden. Die
Software befindet sich hier auf der Hardware und dem Server der Unternehmens und wird von der IT
gewartet und gepflegt. Cloudbasierte ERPs sind eine Service-Lösung von externen Anbietern, die ein
fertiges Paket für Unternehmen zur Verfügung stellen und sich zugleich um Verwaltung und Wartung
des Systems kümmern. Auf diese Weise ist es zum Beispiel mit einem Cloud-ERP-System von
proALPHA möglich, Zeit, Hardware und Personalkosten zu sparen.
ERP-Software hat viele Vorteile für Unternehmen
Unabhängig davon, für welches ERP-System sich ein Unternehmen entscheidet, gehen mit der
Softwarelösung einige wesentliche Vorteile einher. Nicht nur, dass alle Geschäftsprozesse zentral
abgebildet werden. Es lassen sich außerdem deutlich Kosten und Zeit einsparen, da durch
automatisierte Prozesse der Verwaltungsaufwand reduziert wird und es keine redundanten Arbeiten
gibt. Die einzelnen Abteilungen arbeiten nicht nur mit einer einheitlichen Datenbasis, sodass
Dopplungen, Wiederholungen und Übertragungsfehler vermieden werden können. Sie sind auch
miteinander vernetzt und die Daten sind aus anderen Bereichen jederzeit abrufbar.
Wird in das ERP-System zusätzlich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder
Projektmanagement-System integriert, können Mitarbeiter und Teams über große Entfernungen
hinweg an denselben Dokumenten und Informationen arbeiten. Dadurch verbessert sich die
Kommunikation im Unternehmen und die Arbeitsprozesse werden transparent und besser
nachvollziehbar. Darüber hinaus ermöglicht es die ERP-Software, Analysen und Reportings über alle
Unternehmensbereiche hinweg zu erstellen, da der Zugriff auf alle Zahlen möglich ist.
Nachteile von lokalen und cloudbasierten ERP-Systemen
ERP-Systeme sind vor allem für kleine Unternehmen in der Anschaffung recht teuer. Zu
berücksichtigen sind dabei nicht nur der Erwerb der Software, sondern auch die Wartung des Systems
und Schulungen für die Mitarbeiter. Ist die Wahl auf einen Anbieter gefallen, ist man fest an ihn
gebunden. Dadurch kann es schwierig, andere Module oder Systeme zu integrieren.
Nachteile können sich auch bei der Nutzung von cloudbasierten ERP-Systemen ergeben. Die
empfindlichen Daten eines Unternehmens lagern auf einem externen Server und stellen ein begehrtes
Ziel für Hacker dar. Hier muss von den Softwareanbietern eine ausgezeichnete Datensicherheit
gewährleistet werden. Unternehmen sollten zudem berücksichtigen, dass sie sich bei ERP-Clouds in
die Abhängigkeit eines externen Anbieter begeben und auf eine stabile und permanente
Netzabdeckung angewiesen sind.