Heute kommen die wenigsten Unternehmensprozesse ohne den Einsatz von Software aus. Das Angebot an verfügbarer Standard-Software
nimmt stetig zu. Mehr und mehr sind Unternehmen aber auch auf spezielle, individuelle Softwarelösungen angewiesen, wenn es darum
geht ebenso individuelle Anforderungen zu erfüllen.
Standardsoftware
Standardsoftware passt in den meisten Fällen nicht besonders gut zu den jeweiligen Unternehmensanforderungen. In vielen Ausgangslagen
kann der Einsatz von dieser Software Arbeitsabläufe sogar eher verschlechtern als zu optimieren. Standardbranchensoftware kann meist
branchenübergreifend verwendet werden und umfasst daher meist Funktionen, die in unterschiedlichen Umgebungen eingesetzt werden können.
Ganz spezielle Anforderungen, etwa für die Pharmabranche kann eine solche Standardsoftware in der Regel nicht erfüllen.
Branchensoftware
Branchensoftware, also beispielsweise ERP-Systeme werden immer für spezifische Branchen angeboten. Diese bedienen die gängigen Anforderungen
für beispielsweise Druckereien, Rechtsanwälte, Handwerker oder auch der Pharma-Branche. Diese Standardsoftware deckt viele relevanten
Bereiche ab, etwa Artikelverwaltung, Kundenverwaltung, Mitarbeitermanagement oder Lohnbuchhaltung, kann jedoch meist nicht alle Anforderungen
des jeweiligen Unternehmens erfüllen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße kommt man spätestens nicht mehr an individuellen Lösungen herum.
Individualsoftware
Individualsoftware bezeichnet eine tatsächlich an ein oder auch mehrere Unternehmen angepasste Software. Diese Software kann die anfallenden Betriebsabläufe bestmöglich abbilden und mit ihr können Unternehmensprozesse sehr detailliert an die Abläufe des Unternehmens angepasst werden.
Der Anbieter Lorenz Software hat sich beispielsweise auf individuelle Softwarelösungen für Unternehmen aus der Pharmabranche spezialisiert. Entsprechende Lösungen helfen und unterstützen dabei Lieferungen anzunehmen, den Lagerbestand zu prüfen oder Medikamente nachzubestellen.
Langfristige Konkurrenzfähigkeit
In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen kaum noch möglich ohne eine unterstützende Software langfristig konkurrenzfähig zu bleiben. Ein schneller Informationsaustausch ist die Grundlage für jede Unternehmensführung. Nur mit verlässlichen und jederzeit aktuellen Daten lassen sich fundierte Entscheidungen treffen. Eine optimale Software für Unternehmen ist beispielsweise in der Lage, alle relevanten Kennzahlen auf Knopfdruck auszugeben. So lässt sich jeder Zeit ein Überblick über das Unternehmen erhalten.
Jede Branche hat sicherlich spezifische Anforderungen an eine Branchensoftware. Jede Lösung beinhaltet dabei unterschiedliche Funktionen, die je nach Branche die Warenwirtschaft, Produktionsplanung, Logistik etc. umfassen. Das Fundament der meisten Softwarelösungen ist dabei das Datenbank-Managementsystem. Hier können weitere Systeme (Rechnungswesen, Controlling, Mahnwesen etc.) angebunden werden und das System ergänzen. Es kann durchaus sein, dass zwei Unternehmen aus derselben Branche unterschiedliche Branchensoftware verwenden und dennoch beide hoch zufrieden damit sind. Neben dem Funktionsumfang spielt selbstverständlich auch die Bedienbarkeit eine Rolle bei der Auswahl einer Unternehmenssoftware.
Worauf sollte man bei der Auswahl einer passenden Unternehmenssoftware achten?
Bei dem großen Angebot an verschiedenen Softwarelösungen ist es nicht leicht den Überblick zu behalten und das Produkt zu finden, welches an die eigenen Geschäftsprozesse bestmöglich angepasst ist. Folgende Aspekte sollte man dabei berücksichtigen:
- Kompatibilität
Die Software muss mit der im Unternehmen verwendeten Hardware und Software kompatibel sein. Dies muss unbedingt vor dem Kauf beachtet werden.
- Anpassungsfähigkeit
Wenn sich die Unternehmensverhältnisse ändern, etwa weil das Unternehmen wächst, muss die Software in der Lage sein sich an die geänderten Umstände anzupassen.
- Mobiler Zugriff
Heute ist es durchaus sinnvoll, die Software auch auf mobilen Endgeräten zu verwenden um zu jederzeit Zugriff auf Unternehmens-relevante Daten zu haben.
- Kosten
Sicherlich sind auch die Kosten welche die Software verursacht nicht außer Acht zu lassen. Wenn sich das Unternehmen verändert müssen eventuell neue Funktionen hinzu, was zu weiteren Kosten führen kann. Dies sollte man im Hinterkopf behalten.
Funktionsumfang
Welche genauen Funktionen die Software letztlich bietet, hängt sehr von der jeweiligen Struktur der Software ab. In der Regel ist die Struktur modular aufgebaut, kann also individuell an unterschiedliche oder sich ändernde Bedürfnisse angepasst werden. Zum Mindestfunktionsumfang einer Unternehmenssoftware sollten folgende Funktionen zählen:
- Stammdatenverwaltung von Kunden, Lieferanten, Artikeln, Leistungen
- Auftragsabwicklung für Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestellungen, Rechnungen
- Vor- und Nachkalkulation
- Zeiterfassung
- Offene Posten
- Mahnwesen
- Lager- / Materialverwaltung
- Schnittstellen zum Lohnprogramm und anderen wichtigen Programmen
Darüber hinaus können weitere Module die immer branchenspezifisch sind dazu kommen. Ob eine individuelle Softwarelösung erforderlich ist oder auf eine Standardlösung zurückgegriffen werden kann, kommt immer auf die jeweilige Situation an. Prinzipiell kann man sagen, dass je größer ein Unternehmen ist, desto eher lohnt sich die Investition in eine Individualsoftware. Kleinere Betriebe, Einzelunternehmer oder auch Startups können eventuell besser mit Branchenlösungen arbeiten, da sie meist günstiger sind. Mittlerweile ist es nicht unüblich, dass auch Schreiner, Tischler oder Gerüstbauer Branchensoftware verwenden um ihre Betriebsabläufe zu optimieren.