Lohn- und Gehaltsabrechnung: Eine Checkliste für Arbeitgeber

Wer ein eigenes Unternehmen führt, braucht mehr als nur fachspezifische Expertise. Um auf selbstständiger Basis langfristig Erfolg zu haben, müssen Sie sich auch mit den Grundlagen der Buchhaltung vertraut machen. Dabei handelt es sich keineswegs um ein Hexenwerk. Stattdessen sollten Sie das Rechnungswesen als Handwerk verstehen, das Sie problemlos lernen, solange Sie die richtigen Werkzeuge benutzen. Dazu gehört auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Was dieses Dokument beinhaltet und wie es sich am einfachsten erstellen lässt, erfahren Sie hier.

Online abrechnen & offline profitieren

Im Juli 2019 veröffentlichte das Bundesfinanzamt neue Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung, die auch elektronische Methoden wie mobile Scans oder Cloud-Systeme zulassen. Moderne Unternehmer sollten diese Gelegenheit nutzen, um manuelle Fleißarbeiten weitestgehend durch automatische Prozesse zu ersetzen. Auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Sie mithilfe einer Software erledigen. Ein solches Programm nimmt Ihnen eine ganze Reihe von Tätigkeiten ab, darunter:

• Firmen- und Mitarbeiterdaten verwalten
• sämtliche Mitarbeitertypen und Entgeltgarten abrechnen
• Abwesenheiten protokollieren
• Pflichtmeldungen für Krankenkassen Finanzämter erstellen und versenden

Dadurch können Sie in wenigen Klicks Aufgaben abschließen, die sonst viele Stunden Arbeitszeit in Anspruch nehmen würden. Außerdem beugen Sie mit einer Software nicht nur Flüchtigkeitsfehlern vor, sondern bleiben dank automatischer Updates auch gesetzlich auf dem neuesten Stand.

Grundbegriffe der Entgeltabrechnung

Selbst wenn Sie sich digitale Unterstützung für Ihre Buchführung holen, sollten Sie nichtsdestotrotz über einige Fachkenntnisse verfügen. Für Arbeitgeber heißt das im ersten Schritt, zwischen Lohn und Gehalt zu unterscheiden. Beide Begriffe bezeichnen eine bestimmte Art von Entgelt, das Arbeitnehmer erhalten:

• Der Lohn errechnet sich auf Stundenbasis. Die monatliche Summe kann daher schwanken, je nachdem, wie viele Stunden ein Angestellter tatsächlich gearbeitet hat.
• Das Gehalt beschränkt sich auf einen festen Betrag, den Angestellte monatlich erhalten – egal, wie lange sie tatsächlich gearbeitet haben.

Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung gibt Auskunft darüber, wie sich ein Lohn bzw. Gehalt über einen festgelegten Zeitraum zusammensetzt. So verschaffen sich Arbeitnehmer einen Überblick über die einzelnen Abzüge von ihrem Bruttogehalt. Außerdem dient dieses Dokument als schriftlicher Nachweis für das Finanzamt. Eine vollständige Abrechnung sollte folgende Angaben enthalten:

Steuerliche Abgaben	1. Lohnsteuer
	2. Kirchensteuer
	3. Solidaritätszuschlag
Sozialabgaben	4. Krankenversicherung
	5. Arbeitslosenversicherung
	6. Rentenversicherung
	7. Pflegeversicherung

1. Lohnsteuer

Während selbstständig Tätige Einkommenssteuer zahlen, sind Festangestellte zur Lohnsteuer verpflichtet. Wie hoch die Beiträge ausfallen, hängt von der Steuerklasse ab, der ein Mitarbeiter angehört:

Steuerklasse	Zugehörige Gruppen
I.	Unverheiratete Arbeitnehmer
II.	Alleinerziehende Arbeitnehmer
III.	verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner zu Klasse V gehört oder weder Lohn noch Gehalt bezieht
IV.	Verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner ebenfalls Lohn oder Gehalt bezieht (wahlweise können solche Paare die Steuerabgaben auch durch das Faktorverfahren regulieren)
V.	Verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner zu Klasse III gehört
VI.	Arbeitnehmer, die mehr als einen Job gleichzeitig ausüben (geringfügige Beschäftigungen ausgenommen)

2. Kirchensteuer

Wer in Deutschland der katholischen oder evangelischen Kirche beitritt, muss im Berufsleben Kirchensteuern zahlen. Die Beitragshöhe errechnet sich aus dem entsprechenden Lohnsteuersatz, wobei es je nach Bundesland zu kleinen Abweichungen kommt:

Bundesland	Kirchensteuersatz
Bayern Baden-Württemberg	9% der Lohnsteuer
Alle anderen 14 Länder	8% der Lohnsteuer

3. Solidaritätszuschlag

Im Zuge der Wiedervereinigung 1991 führte die deutsche Regierung eine weitere Steuerpflicht ein – den Solidaritätszuschlag. Diese zusätzliche Abgabe sollte der Bundesrepublik als finanzielle Stütze für folgende Herausforderungen dienen:

• durch den Golfkrieg entstandene Verluste ausgleichen
• strukturschwache Länder in Mittel-, Ost- und Südeuropa fördern
• Mehrkosten für die Zusammenführung von West- und Ostdeutschland decken

Seit 1998 liegt der Solidaritätszuschlag bei 5,5 Prozent der Lohnsteuer. Das betrifft allerdings nur Berufstätige, die monatlich mehr als 1.522€ brutto verdienen.

4. Krankenversicherung

Per Gesetz haben alle deutschen Bürger die Pflicht, einer Krankenversicherung beizutreten. Dabei bieten sich grundsätzlich zwei Optionen:

• Gesetzliche Krankenkassen
• Private Krankenkassen

Arbeitnehmer, deren Bruttoeinkommen die Jahresentgeltgrenze von 60.750€ nicht übersteigt, müssen sich gesetzlich versichern lassen. In diesem Fall beläuft sich der Grundbeitragssatz für die Krankenkasse auf 14,6 Prozent des Einkommens.

5. Arbeitslosenversicherung

Wenn Arbeitnehmer ihre Anstellung verlieren, bietet die Arbeitslosenversicherung finanziellen Rückhalt. Zu diesem Zweck zahlen Angestellte einen Beitrag, der seit 2019 bei 2,5% des jeweiligen Entgelts liegt.

6. Rentenversicherung

Um nach der Pensionierung ein festes Einkommen zu erhalten, müssen alle Berufstätigen in einem Anstellungsverhältnis von Anfang in die Rentenversicherung einzahlen. Der gesetzlich vorgeschriebene Beitrag fällt mit aktuell 18,6 Prozent von allen Sozialabgaben am höchsten aus.

7. Pflegeversicherung

Sollten Arbeitnehmer eines Tages pflegebedürftig werden, übernimmt die Versicherung einen Teil der Kosten. Seit 2019 fallen für diese Leistung monatlich folgende Abgaben an:

• 3,05% des Bruttoeinkommens für Kinderlose über 23 Jahre
• 3,3% für Personen mit Kindern

Insgesamt gilt für alle Sozialbeiträge (egal ob Kranken-, Arbeitslosen-, Renten- oder Pflegeversicherung) die Regel: Eine Hälfte zahlt der Arbeitnehmer, die andere Hälfte zahlt der Arbeitgeber.