Früher war Outsourcing nur den Großunternehmen vorbehalten. Die Digitalisierung hat hingegen dazu geführt,
dass die Auslagerung für Marktakteure jedweder Größe zunehmend von der Ausnahme zum Regelfall wird. 54 Prozent
aller Unternehmen praktizieren nach einer Studie des Presseportals bereits Outsourcing – die Tendenz ist steigend.
Für KMU rückt die Auslagerung ebenfalls in den Fokus, wobei es in dieser Beziehung prioritär um IT-Outsourcing geht.
Wann empfiehlt sich diese Methode für Betriebe mit einer noch überschaubaren Größe, welche Verfahren werden während
der Zusammenarbeit angewandt und was sind die Vor- und Nachteile der IT-Auslagerung? Um diese Fragen soll es in
diesem Ratgeber gehen.
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Die Gründe für den steigenden Bedarf
Es ist kein Zufall, dass KMU bei der Auslagerung vor allem an ihre IT-Prozesse denken. So ist in der Industrie 4.0
zwar jedes Unternehmen digital, aber nur eine Minderheit von ihnen stammt aus dieser Branche. Sie bringen der
modernen Informationstechnologie oftmals wenig bis gar kein Verständnis entgegen, haben Schwierigkeiten bei der
Umstellung ihres Betriebs auf die Anforderungen der Industrie 4.0 und verfügen nicht über genügend Ressourcen,
um eine eigene IT-Abteilung aufzubauen.
Weiterhin kann lediglich der IT-Bereich mit einem vergleichsweise geringen Aufwand von einem Betrieb zum anderen
transferiert werden.
Mögliche Leistungen der IT-Spezialisten
Für diese branchenfernen Unternehmen aus dem Mittelstand kommen externe Dienstleister für IT-Angelegenheiten infrage,
welche die IT-Fachkräfte und die geeigneten Softwareprogramme stellen. Die Services fangen bei der IT-Beratung an
und können sich darüber hinaus auf die Auslagerung von IT-Infrastruktur (Server, Security, Clouds, Rechenzentren),
Anwendungen (Softwarelösungen, Shopsysteme, Website-Entwicklung, CMS) und Geschäftsprozesse (IT-Consulting,
Buchhaltung, Online-Marketing, SEO) beziehen.
IT-Systemhäuser und IT-Agenturen sind in der Regel breit genug aufgestellt, sodass sie passgenau den Bedarf bedienen
und die entsprechenden Lösungen anbieten können. Dies muss im Anbietervergleich berücksichtigt werden.
Die Vorteile von IT-Outsourcing
IT-Outsourcing verhilft branchenfremden Unternehmen dazu, sich wieder auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und
Ressourcen für die strategische Ausrichtung freizumachen. Zugleich bietet ihnen eine Zusammenarbeit die Chance,
die Schwäche der eigenen IT-Aktivitäten in eine Stärke zu verwandeln, denn für die IT-Abteilung tragen nun Profis
die Verantwortung.
Im Zuge der Kollaboration können Unternehmen von einem enormen Wissenszuwachs in IT-Angelegenheiten profitieren
und IT-Prozesse anregen, für die vorher schlichtweg die Kompetenz gefehlt hat, denn Laien hinken den Entwicklungen
immer hinterher.
Dies bietet KMU eine größere Flexibilität. Zugleich trägt die Zusammenarbeit mit Spezialisten zu einer
höheren Sicherheit
vor technischen Störungen und Hackerangriffen bei, die gerade für kleinere Unternehmen leicht in eine
existenzielle Herausforderung kulminieren können. Die IT-Leistungen sind in der Regel skalierbar, die Kosten werden
gesenkt und der Workflow erfährt eine enorme Beschleunigung.
Die Nachteile von IT-Outsourcing
Auftraggeber sollten sich bewusst sein, dass sie bei der IT-Auslagerung Kontrolle abgeben. Das Vertrauen in den
Partner sollte gegeben sein, und die Übergabe von Verantwortung kann zwar vor rechtlichen Konsequenzen schützen,
aber nicht vor einem Reputationsverlust. So fragen Kunden nach einem Datenleck nicht nach der Schuld, sondern sie
machen pauschal das Unternehmen für den Vertrauensverlust verantwortlich.
Ein weiteres Problem kann die Abhängigkeit vom Dienstleister sein, während die Kommunikation mit IT-Spezialisten
technische Laien vor Herausforderungen stellt, die sie bewältigen müssen, um klar und prägnant das Anforderungsprofil
zu formulieren.
Für wen ist das Konzept geeignet?
Anders als andere Betriebssparten lassen sich IT-Bereiche durch ihre physische Ungebundenheit relativ leicht und
kosteneffizient auslagern. Dies macht die Maßnahme auch für KMU attraktiv. Branchenferne Unternehmen ohne eigene
IT-Abteilung profitieren in erster Linie von der Zusammenarbeit. Dies gilt ebenso für Akteure, deren Budget den
Aufbau einer eigenen IT-Abteilung nicht zulässt und die zum Wachstum
auf eine solche angewiesen sind.
Die Kollaboration mit IT-Spezialisten kann ungeahnte Impulse freisetzen, die dem Unternehmen einen gehörigen
Schub verleihen. Viele gute Ideen ergeben sich erst im Laufe der Partnerschaft mit den Spezialisten, die sich
mit ihrer Hilfe verwirklichen lassen. Mit Methoden des Monitorings lassen sich die Erfolge der Maßnahmen mittels
zahlreicher im IT-Bereich etablierter Kennzahlen quantifizieren, was gleichzeitig Raum für flexible Anpassungen
bei Bedarf gewährt.