Das wichtigste Kapital eines Unternehmens sind die Mitarbeiter. Für ihre Leistungen ist turnusmäßig, meistens monatlich, eine Entlohnung fällig. Die Lohnabrechnung ist ein Bereich des Personalwesens.
© unsplash.com @homajob
Komplexer Vorgang
Die Lohnabrechnung ist ein komplexer Vorgang, der viele gesetzliche Vorgaben berücksichtigen muss. Der Arbeitgeber ist nicht nur für die Lohn- oder Gehaltszahlung verantwortlich, sondern muss auch diverse Abgaben an den Staat abführen. Dazu zählen:
- Lohnsteuer
- Beiträge zur Sozialversicherung
- Kirchensteuer
Mit der Software zur Lohnabrechnung müssen auch der Beginn des Arbeitsverhältnisses und die Arbeitgeberanteile erfasst werden können. Außerdem sind Urlaubsdaten, die Steuerklasse und andere Steuerabzugsmerkmale sowie mögliche geldwerte Vorteile zu erfassen.
Da Arbeitgeber für ihre Beschäftigten Steuern und Lohn abführen müssen, ist es wichtig, dass sich die Stammdaten der Lohnabrechnung leicht ändern lassen. Idealerweise geschieht dies durch Updates, welche die Hersteller der Software zur Verfügung stellen. Auf diese Weise können die Lohnbuchhalter die neue Programmversion einfach installieren und den Lohn korrekt abrechnen.
Anforderungen an eine professionelle Lösung zur Lohnabrechnung
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen steht nicht immer ein Experte zur Verfügung, der komplizierte IT-Lösungen nutzen kann. Deshalb erwarten viele Anwender von einer modernen Software, dass sie sich intuitiv benutzen lässt. Natürlich sollte sie alle relevanten Funktionen beinhalten. Hier gibt es zwischen den Anbietern große Unterschiede. Wer beispielsweise nach Stunden abrechnen oder Reisekosten erfassen möchte, wird nicht bei jeder Lösung fündig.
Außerdem werden zahlreiche Schnittstellen benötigt, etwa zur Buchhaltung, zu ELSTER und zum Steuerberater. Auch der Support ist wichtig, denn wenn es ein Problem gibt, muss dieses schnell gelöst werden. Mitarbeiter warten nicht gern auf ihre Lohnabrechnung.
Ständig neue Rahmenbedingungen
Der Mindestlohn oder neue Jobmodelle wie der Midijobber stellen an die Software hohe Anforderungen. Wichtig ist, dass jederzeit eine transparente Abrechnung der Löhne und Gehälter möglich ist. Fehler führen zum Vertrauensverlust unter den Mitarbeitern und zu saftigen Nachzahlungen, wenn der Fehler publik wird.
Zwar bieten die Software-Anbieter Updates an, aber diese müssen zum richtigen Zeitpunkt im Unternehmen durchgeführt werden. Gerade kleine Betriebe haben häufig nicht die Ressourcen, sich permanent um ihre IT zu kümmern. Eine Lösung ist die Lohnabrechnung in der gesicherten Cloud.
Cloud-Lösungen sorgen für mehr Sicherheit.
Online-Lösungen wie edlohn bieten viele Vorteile. Sie lassen sich an die Erfordernisse des Mandanten anpassen. Dies gilt auch, wenn sich die Anforderungen ändern, etwa weil das Unternehmen wächst. Entscheidend für eine gute Cloud-Lösung ist dabei, dass Sonderabrechnungsfälle berücksichtigt werden. Dazu gehört zum Beispiel das Kurzarbeitergeld.
Eine gute webbasierte Lohnabrechnung bietet eine transparente Struktur, die auch effiziente Prüfungen zulässt. Daten und Statistiken können direkt aus der Anwendung gewonnen werden. Sie verfügt über alle relevanten Schnittstellen und garantiert die ständige Aktualisierung entsprechend des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts. Eine Mitwirkung der Anwender ist dabei nicht nötig.
Die Cloud-Lösung lässt sich an jedem Ort der Welt mit Internetanschluss nutzen. Somit ist auch die Lohnabrechnung im Homeoffice kein Problem. Die Speicherung in einer sicheren externen Cloud hat den Vorteil, dass die Daten auch bei einem Hackerangriff auf das Unternehmen sicher sind. Der Steuerberater bleibt dank dieser Lösung jederzeit mit dem Mandanten auf dem gleichen Stand.
Weg von der Excel-Tabelle
Professionelle Lohnabrechnungs-Programme haben viele Vorteile. Sie sind leicht zu bedienen sparen Personal. Cloud-Lösungen erledigen die aufwendige Pflege von neuen gesetzlichen Vorgaben automatisch. Über professionelle Schnittstellen lassen sich Daten ohne großen Aufwand an den Steuerberater, das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger übergeben.