Die Digitalisierung ist mittlerweile in nahezu alle Lebensbereiche vorgedrungen. Dabei geht es schon längst nicht mehr nur um Musik, Filme oder Bilder, welche dank Cloud permanent zur Verfügung stehen oder um weltweite Kommunikation. Eine Vielzahl von Geräten und Maschinen werden heute über das Internet gesteuert, ganze Produktionen laufen weitestgehend automatisch ab. Der intelligente Einsatz von IT optimiert Arbeitsvorgänge effizient und macht heute schon viele Arbeitsschritte überflüssig. Unternehmen geraten zunehmend unter Druck um den Anschluss an das digitale Zeitalter und die 4. industrielle Revolution nicht zu verpassen.
Große Herausforderungen stehen bevor
In Zukunft werden Unternehmen durch die Digitalisierung ihre Produktionswege immer effizienter gestalten können und ihre Angebote dahingehend zu optimieren. Doch Digitalisierung bedeutet nicht ausschließlich Technologie. So wie der Buchdruck die Welt in gewisser Hinsicht revolutionierte, wird es auch die Digitalisierung tun. Das hat weitreichende Konsequenzen für Unternehmen. Unternehmen die sich heute durch Technologien und Softwarelösungen fit für die kommende Industrie 4.0 machen, müssen sich kontinuierlich an die sich verändernden Gegebenheiten anpassen denn - Digitalisierung ist ein Prozess und kein Zustand den ein Unternehmen erreichen kann oder nicht. Digitalisierung ist jedoch nicht kompliziert, sondern nur sehr komplex.
Längst schon werden nahezu alle Produkte und Dienstleistungen die angeboten werden von Digitalen Technologien beeinflusst oder gar gesteuert. Innerhalb eines Unternehmens sind zudem alle Bereiche von der Digitalisierung betroffen. Produktion, Vertrieb, IT und Logistik sind heute ohne den Einsatz digitaler Technologien kaum zu bewerkstelligen. Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen die Risiken und Chancen, welche bei den einzelnen Prozessen aufkommen abschätzen.
Business Process Management
Eine der Herausforderungen der Unternehmen im Zuge der Digitalisierung meistern müssen, sind die zahlreichen unterschiedlichen IT-Systeme und Speicherorte. Diese können zu Prozesslücken führen, welche ein effizientes Arbeiten unmöglich machen. Business Process Management (BPM) hilft Unternehmen dabei diese Prozesslücken zu schließen.
BPM Tools helfen bei der Erstellung und Analyse von Arbeitsabläufen und Produktionsprozessen anhand von bestimmten Modellen. Unter dem Begriff Business Process Management werden meist mehrere Bereiche zusammengefasst. Mit der autonomen Steuerung der Produktionsprozesse werden automatisch riesige Datenmengen erzeugt. Damit diese Daten nicht ungenutzt bleiben, müssen sie mittels einer BPM Lösung analysiert werden und können dann zur Daten getriebenen Entscheidung über bestimmte Prozesse verwendet werden. Die klare Struktur einer BPM-Lösung vermindert dabei mögliche Reibungsverluste.
BPM zeichnet sich unter anderem aus durch:
- Prozessoptimierungen
Sie sorgen für schlankere Prozesse, welche wiederum ein effizienteres Arbeiten ermöglichen.
- Prozessautomatisierung
Durch die Automatisierung von Prozessen wird die Arbeit erheblich erleichtert oder fällt gänzlich weg. Zudem werden die Fehler stark minimiert.
- Da die gesamten Prozesse dokumentiert werden, weiß man zu jeder zeit was gerade passiert und was getan werden muss.
In gewisser Hinsicht kann BPM auch als ein wichtiger Treiber der Digitalisierung gesehen werden, ohne den die Unternehmen den riesigen Datenmengen nicht Herr werden können.
BPM erfolgreich im Unternehmen implementieren
Es ist wichtig, dass die Unternehmensführung sich im Zuge der Einführung einer BPM-Lösung mit dem Thema beschäftigt und eine Strategie entwickelt, welche an den operativen und strategischen Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Erst dann macht es Sinn, passende Methoden, Techniken und Tools zu erörtern, die diese Strategie am besten ausführen können. Entsprechende Software-Lösungen wie etwa Doxis4 (siehe https://www.ser.de/produkte-loesungen/business-process-management.html) können individuell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten werden. Oftmals verfolgen BPM-Strategien keinen ganzheitlichen Ansatz und der Nutzen des BPM kann nicht oder nur Ansatzweise erreicht werden, daher zögern noch immer viele Unternehmen mit einer Einführung. Es ist jedoch wichtig sich zu einem möglichst frühen Zeitpunkt Gedanken über eine entsprechende BPM-Lösung zu machen. Folgende Dinge sollte man dabei im Hinterkopf behalten:
- Nicht von der All in One Lösung träumen
Wie bereits erwähnt sollte die BPM Lösung möglichst genau auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sein.
- Verschiedene Produkte testen
Wenn man sich ausschließlich auf die Angaben der Hersteller verlässt, wird man von der Praxis oft überrascht. Wie bei jeder Software ist es so, dass jeder unterschiedlich mit bestimmten Funktionen zurecht kommt. Daher macht es Sinn, verschiedene Produkte zu testen und auch von den Mitarbeitern testen zu lassen und sich dann für die Software zu entscheiden, die den jeweiligen Ansprüchen am ehesten gerecht wird.
Fazit
Unternehmen, die BPM erfolgreich in die Unternehmensprozesse eingebunden haben können von zahlreichen Vorteilen profitieren. Auch Personalprozesse lassen sich auf diese Weise einfacher integrieren. Bei der Bearbeitung von Routineaufgaben werden Mitarbeiter entlastet und insgesamt kann zügiger und effizienter gearbeitet werden. Dadurch kann sich das Unternehmen langfristig auf die wichtigeren Dinge konzentrieren und beispielsweise echte Wissensarbeit leisten, denn letztlich kann (noch) keine Software menschliche Kompetenzen gänzlich ersetzen. An der Digitalisierung kommt jedoch kein Unternehmen vorbei.