Die Diskussionen über Druckmanagement-Software konzentrieren sich meist auf traditionelle Themen wie Druckkosten und Sicherheit sowie Vertraulichkeit von Dokumenten, während ein weiterer sehr wichtiger Aspekt völlig vernachlässigt wird: Wie wirkt sich das Druckmanagement auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens aus? Denn das ist das Rückgrat, auf dem die Prozesse und Systeme des Unternehmens ruhen, und die IT-Abteilung ist für die Vernetzung der Drucker verantwortlich.
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Drucker effizient vernetzen
Drucker sind oft ein Problem bei der effizienten Vernetzung, insbesondere wenn es mehrere geografische Standorte in einem Unternehmen gibt. Bei der Optimierung des unternehmensweiten Netzwerks muss fast immer das Drucken berücksichtigt werden, denn je nachdem, wie die Drucker vernetzt sind, kann das Drucken den WAN-Verkehr erheblich beeinträchtigen.
Eine gute Druckmanagementlösung sollte der IT-Abteilung helfen,den WAN-Verkehr zu reduzieren und damit das unternehmensweite Netzwerk insgesamt effizienter zu gestalten.
Weniger Probleme mit der Druckerunterstützung
Ohne eine zentralisierte Druckmanagementsoftware können verschiedene Faktoren die Betriebszeit der Drucker beeinflussen. Beispielsweise müssen Druckertreiber aktualisiert werden, das Netzwerk kann langsam sein, die Druckserver können abstürzen oder nicht erreicht werden, und es kann schwierig sein, Ursachen von Problemen proaktiv zu erkennen und zu verhindern, bevor es zu spät ist und sich die Benutzer beschweren.
Eine gute Druckmanagementlösung sollte die Kontrolle über die einzelnen Druckerwarteschlangen zentralisieren, gute Fehlerbehebungswerkzeuge bereitstellen und der IT-Abteilung helfen, die Druckzuverlässigkeit zu verbessern, indem sie Drucker effizient vernetzt.
Weniger lästige Druckmanagementaufgaben
Viele IT-Abteilungen verbringen viel Zeit mit Dingen wie der Einrichtung neuer Drucker an verschiedenen Standorten, der Wartung von Druckservern, der Aktualisierung von Druckertreibern, der Unterstützung von Benutzern und anderen zeitraubenden Aufgaben.
Eine gute Druckmanagementsoftware ist eine, die so viele dieser so genannten "operativen Aufgaben" wie möglich reduziert und automatisiert.
Verbesserung der strategischen Flexibilität für die IT-Abteilung
Während der Aufwand auf operativer Ebene reduziert wird, sollte ein gutes Druckmanagementsystem auch die Flexibilität der IT-Abteilung verbessern und Raum für eine bessere strategische Kontrolle und Entscheidungsfindung auf hoher Ebene schaffen. Es sollte für die IT-Abteilung einfach sein, Entscheidungen zu treffen und schnell umzusetzen, die zu Kostensenkungen, höherer Effizienz der Endbenutzer und einer gesteigerten Nachhaltigkeit führen.
Nicht nur in Bezug auf das Druckmanagement, sondern auch insgesamt für die IT-Abteilung, denn der Druckaspekt der Infrastruktur sollte die gesamte Unternehmensinfrastruktur so wenig wie möglich beeinträchtigen.
Verbessert die Skalierbarkeit des Unternehmens
Das Drucken ist ein Problem, wenn ein Unternehmen wächst oder neue Büros erwirbt. Da die Drucker in jedem Büro vernetzt sein müssen, müssen neue Server eingerichtet werden. Wenn das Unternehmen die Kontrolle über die Drucker übernehmen soll, muss neue Software eingesetzt werden.
Eine gute Druckmanagementsoftware sollte es dem Unternehmen ermöglichen, zu wachsen oder zu schrumpfen und sich den Erfordernissen und Chancen des Marktes anzupassen. Dabei sollte der Aufwand für die IT-Abteilung, wenn es darum geht, Drucker zu vernetzen und die Kontrolle über sie zu erlangen, minimal bleiben.
Vorteile auf einem Blick
Die zentrale Druckerverwaltung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Müheloses Verwalten, Aktualisieren und Bereitstellen von Druckertreibern für das gesamte Unternehmen.
- Automatische oder manuelle Bereitstellung von Druckern ohne Rückgriff auf Gruppenrichtlinienobjekte (GPOs) oder Skripte.
- Überwachung der Druckwarteschlangen im gesamten Unternehmen und Bereinigung hängender Druckaufträge.
- Anpassung der Druckerprofile und Verteilung von Änderungen einzeln oder im gesamten Netzwerk.
- Einfaches Erstellen und Bereitstellen von Druckern in virtuellen Sitzungen wie Citrix oder VMware.
- Transparenz hinsichtlich des Verbrauchs von Tinte und Toner. Einige Tools lassen die automatische Bestellung zu, so dass der Verwaltungsaufwand auf ein Minimales reduziert wird.
Zentralisiertes Drucken optimiert nicht nur das Drucker-, Treiber- und Warteschlangenmanagement. Es konsolidiert auch die Aufsicht. Durch Audit- und Berichtsfunktionen sieht die IT-Abteilung auf einen Blick sämtliche Druckaktivitäten und kann auf dieser Grundlage die Druckleistung der Drucker, Benutzer sowie einzelne Druckaufträge verfolgen und quantifizieren. Diese Informationen helfen festzustellen, welche Mitarbeiter oder Abteilungen am ressourcenintensivsten arbeiten und bieten die Möglichkeit, durch die Reduzierung von Druckverbrauchsmaterialien große Einsparpotenziale zu realisieren.