Datenräume werden in Fachkreisen auch als Virtual Data Room (kurz VDR) bezeichnet. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff und wofür werden virtuelle Datenräume genutzt? Die Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Beitrag.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine Cloud-Lösung, mit deren Hilfe vertrauliche Geschäftsinformationen sicher aufbewahrt oder weitergegeben werden können. Zu diesem Zweck verfügen Datenräume über verschiedene Arten von Berechtigungen, einer Funktion zum Hinzufügen von Notizen und Lesezeichen sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und Wasserzeichen zu Sicherheitszwecken.
Für wen eignen sich virtuelle Datenräume?
In etlichen Unternehmen gehört der Umgang mit vertraulichen Dokumenten zu dem Tagesgeschäft. Vor allem Unternehmen, welche die eigenen Transaktionen sowie die interne Verwaltung noch immer in Papierform erledigen, können von einem virtuellen Datenraum profitieren. Dadurch ergeben diese unter anderem für Firmen aus dem Finanzsektor und der Immobilienwirtschaft einen Sinn.
Denn bei einem Datenraum spielen Transaktionen oder sensible Dokumente immer eine Rolle. Denn ein Datenraum revolutioniert die Arbeit in diesen Bereichen und ermöglicht die Digitalisierung wichtiger Dokumente. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern auch eine Menge Zeit und ermöglichen zudem den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente oder Dateien.
Klassische Anwendungsfelder
Zu den typischen Anwendungsfeldern eines Datenraums gehören die Folgenden:
- Datenraum zur Dokumentation bei Immobilien: Im Rahmen von Immobilienprojekten verwalten Projektmanager eine ganze Reihe von Unterlagen. Diese können in einem Datenraum abgelegt und anderen zugänglich gemacht werden. Im Anschluss an ein Projekt hat man zudem die Möglichkeit, immer wieder auf die archivierten Unterlagen zuzugreifen.
- Datenraum für die Kommunikation auf Vorstandsebene: Da immer mehr Unternehmen ortsunabhängig geführt werden, brauchen die Führungskräfte einen sicheren Ort, an dem diese miteinander kommunizieren können. Dieser Raum muss möglichst sicher und die Vertraulichkeit von Daten gewährleistet sein, wodurch die Nutzung eines digitalen Datenraums Sinn ergibt.
- Datenraum für Mergers & Acquisitions: Der Verkauf eines Unternehmens ist eine komplexe Angelegenheit, die Käufer und Verkäufer gleichermaßen fordert. Durch einen Datenraum kann der Prozess von der ersten Prüfung bis zu dem finalen Verkaufsabschluss deutlich vereinfacht werden.
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Was gibt es bei der Auswahl eines virtuellen Datenraum-Anbieters zu beachten?
Neben dem jeweiligen Anwendungsfeld sollten bei der Auswahl eines Datenraum-Anbieters auch dessen Serviceleistungen berücksichtigt werden. Doch auch der Serverstandort sowie die verwendete Software können sich auf die Funktionsweise eines Datenraums auswirken.
Sofern Sie sich für einen Datenraum bei Dataroomx.de entscheiden, profitieren Sie nicht nur von der 20-jährigen Erfahrung des Anbieters, sondern auch von der Geschwindigkeit deutscher Server, auf denen eine deutsche Software installiert ist. Die Datenräume dieses Anbieters zählen zu den sichersten und beliebtesten hierzulande und können einfach bedient werden.
Das sind Grundvoraussetzungen für einen Datenraum
Die folgenden Kriterien sollten Sie bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums unbedingt berücksichtigen:
- Flexible Bedienung: Die Einrichtung uns alle administrativen Einstellungen sollte der Nutzer flexibel und selbstständig durchführen können.
- Zugangsberechtigungen: Besitzer eines Datenraums müssen sicher sein, dass lediglich befugte Nutzer auf sensible Dokumente zugreifen können.
- Nutzungsbedingungen: Konfigurierbare Nutzungsbedingungen erleichtern die Verwaltung eines virtuellen Datenraums.
- Dokumentation: Es sollte zu jeder Zeit überprüft werden können, welcher Nutzer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
- Zugriff auf mobilen Geräten: Der Zugriff auf einen Datenraum sollte ortsunabhängig und von jedem mobilen Gerät möglich sein.
- Einfache Bedienbarkeit: Ein Datenraum sollte auch ohne eine vorherige Schulung und auch, ohne dass man einen IT-Beruf erlernt hat, einfach zu bedienen sein.
- Feste Kündigungsfristen: Die Vertragslaufzeit sollte an die Dauer eines Projekts angepasst werden können.
- Schutz von Dokumenten: In einem revisionssicheren Datenraum sollten Dokumente zum Beispiel durch Wasserzeichen und andere Sicherheitsmaßnahmen vor einer Weitergabe oder Vervielfältigung geschützt werden können.
- >Zertifizierungen: Achten Sie bei der Suche nach einem Datenraum auf aussagekräftige Datenschutz-Zertifizierungen und Gütesiegel.