Rechnungen spielen in unserem Alltag eine wesentliche Rolle und sind
für den Wirtschaftsablauf von zentraler Bedeutung. Umso erstaunlicher ist
es, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen bei der Bearbeitung ihrer
Eingangsrechnungen häufig noch auf Papier setzen. Trotz modernster Bürotechnik
landen rund 60 bis 70 Prozent des verwendeten Papiers im Abfall.
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Hinzu kommt, dass täglich fast zwei Stunden mit der Suche nach wichtigen
Dokumenten, Unterlagen und Informationen vergeudet werden. Das ist nicht
nur Zeitverschwendung, sondern verursacht auch unnötige Kosten.
Die Umstellung auf
eine digitale Rechnungsverarbeitung könnte eine effektive Lösung sein,
um die großen Mengen an Papierdokumenten zu reduzieren. Doch wie kann das
in der Praxis funktionieren?
Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?
Die Umstellung auf die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen stellt
einen bedeutenden Wandel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre
Rechnungen verarbeiten. Die Digitalisierung automatisiert Schritte wie das
Scannen, Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen, so dass Rechnungsdaten
wie Nummer, Datum und Betrag direkt vom System erfasst und digital umgewandelt
werden können. Die Integration in Buchhaltungssoftware wie Datev und andere
Finanzmanagement-Tools sowie die automatische Dokumentenerfassung ermöglichen
einen reibungslosen Ablauf.
Unabhängig davon, ob Rechnungen per Post oder per E-Mail eingehen, können
sie einfach digital weiterverarbeitet und die Daten in verschiedenen Formaten
zur Weiterverarbeitung exportiert werden.
Mit dem elektronischen Freigabe-Workflow können Benutzer ihre Rechnungen
digital freigeben. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn neue Dokumente
im System verfügbar sind. Im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit
erfüllt die für den digitalen Rechnungseingang eingesetzte Software die
hohen Anforderungen der GOBD-Konformität und ist darüber hinaus mit dem
anerkannten deutschen Wirtschaftsprüfer-Zertifikat „IDW PS 880“ ausgezeichnet.
Was bringt die digitale Rechnungsverarbeitung?
Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung bringt viele Vorteile
mit sich, wobei die Zeitersparnis einer der wichtigsten ist.
#1 Zeitersparnis
Durch die automatische Verarbeitung digitaler Rechnungen sparen Unternehmen
viel Zeit. Anstatt Papierdokumente manuell zu ordnen, zu erfassen und zu
archivieren, können digitale Rechnungen einfach in ein elektronisches System
eingegeben werden.
Die relevanten Informationen werden automatisch extrahiert und in das Buchhaltungssystem
eingespeist. Dadurch entfallen langwierige manuelle Prozesse und die Rechnungsverarbeitung
wird deutlich beschleunigt.
Der digitale Ansatz ermöglicht somit eine erhebliche Zeitersparnis, die
den Mitarbeitenden für andere, möglicherweise interessantere Aufgaben zur
Verfügung steht.
#2 Kostenersparnis
Jährlich werden in Deutschland rund 29 Milliarden Rechnungen per Post
verschickt, was Druck-, Papier- und Portokosten in Höhe von rund 30 Milliarden
Euro verursacht!
Durch die Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung können Unternehmen
erhebliche Einsparungen erzielen.
Die Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Papierrechnungen entfallen
vollständig. Auch der Verbrauch von Büromaterialien wie Papier, Toner und
Kuverts sinkt deutlich.
Zusätzlich können Personalkosten gesenkt werden, da weniger Arbeitskräfte
für die manuelle Dateneingabe und Fehlerkorrektur benötigt werden.
Insgesamt führt dies zu einer effizienteren und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung.
#3 Die Umwelt wird geschont
Themen wie Nachhaltigkeit, Umweltschutz und der schonende Umgang mit
Ressourcen stehen derzeit hoch im Kurs. Daher ist die Nachhaltigkeits Philosophie
eines Unternehmens für viele Kunden von großer Bedeutung.
Die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows kann einen wichtigen
Beitrag zum Umweltschutz leisten und gleichzeitig die Kosten senken, da
weniger Papier, Ordner und Toner benötigt werden.
#4 Mitarbeiter begehen weniger Fehler
Die Automatisierung des elektronischen Rechnungsprozesses führt zu einer
klaren Strukturierung der Abläufe und zu einer deutlichen Reduzierung der
Fehlerquote bei der Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen. Die Minimierung
fehleranfälliger manueller Tätigkeiten wie Dateneingabe und physischer Transport
von Belegen verbessert zudem die Effizienz der betrieblichen Abläufe und
erhöht die Sicherheit.
#5 Die Prozesse Im Unternehmen verbessern sich
Moderne Buchhaltungssysteme sind heute in der Lage, elektronische Rechnungen
ohne menschliches Zutun automatisch zu erfassen und zu verarbeiten. Mit
Hilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) werden wichtige Daten aus den
Rechnungen extrahiert und direkt in das Buchhaltungssystem eingespeist.
Sind bestimmte Regeln für die Verarbeitung und Verbuchung von Rechnungen
definiert, können diese sogar automatisch verbucht und die entsprechenden
offenen Posten beglichen werden.
Früher führte die Abwesenheit von Mitarbeitenden, sei es wegen Krankheit
oder Urlaub, oft dazu, dass die Eingangspost liegen blieb. Durch die Möglichkeit,
elektronische Rechnungen per E-Mail zu empfangen und an Stellvertretungen
weiterzuleiten, kann die Bearbeitung nun nahtlos fortgesetzt werden.
Fazit
Gerade in der heutigen Zeit profitieren kleine und mittlere Unternehmen
in hohem Maße von der Digitalisierung. Wer als digitaler Vorreiter die Vorteile
für sein Unternehmen erkennt und nutzt und den Prozess der digitalen Transformation
und des effizienten Wirtschaftens aktiv mitgestaltet, positioniert sich
als Gewinner von morgen.
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist dabei nur der Anfang...
Autor
Jens Büscher ist CEO von
Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend
auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content
Management (ECM) Technologien.