In beinahe allen deutschen Unternehmen hat die Digitalisierung mittlerweile
Einzug gehalten. Selbst Branchen, die im internationalen Vergleich lange
hinterherhinkten, bemühen sich, Versäumnisse aufzuholen. Die digitale Transformation
erstreckt sich dabei über alle Bereiche eines Betriebes – von der Werkhalle
bis in die Büros der Buchhaltung. Insbesondere die elektronische Rechnungsverarbeitung
hat sich als echter Game-Changer erwiesen und stellt einen wichtigen Baustein
für umfassendere Digitalisierungsvorhaben dar. Um das Potenzial weiter auszuschöpfen,
bedarf es jedoch gewisser Standards, die gesetzeskonforme E-Rechnungsformate
wie XRechnung oder ZUGFeRD bieten.
© pexels.com @karolina-grabowska
Die digitale Rechnung als Transformationstreiber
Noch vor rund 10 Jahren war es für die meisten Firmen normal, Rechnungen
als Papierdokument anzufertigen und zu versenden. Nicht zuletzt durch den
starken Einfluss des E-Commerce hat sich diese Normalität gewandelt. Dass
sich digitale Formen der Rechnungserstellung vielerorts durchsetzen konnten,
liegt auch an den zahlreichen Vorteilen, die elektronische Rechnungsdokumente
mit sich bringen. Zum einen lassen sich die Erstellung und der Versand der
Rechnung leicht automatisieren, wodurch ein Kunde die Rechnung bereits wenige
Minuten nach einer Bestellung abrufen kann. Zum anderen lässt auch die Zustellung
selbst problemlos und transparent nachvollziehen.
Die eindeutige Effizienzsteigerung durch die Umstellung auf
E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder CIUS wird von einer Kostenersparnis
begleitet. Wo keine Rechnungen mehr ausgedruckt und postalisch verschickt
werden müssen, entfallen Papier-, Druck- und Portokosten. Das wirkt sich
zusätzlich auf ein nachhaltiges Image aus, das besonders bei den Verbrauchern,
aber auch bei jüngeren Arbeitnehmern sowie potenziellen Bewerbern gern gesehen
ist.
Voranschreitende Standardisierung bei den Rechnungsformaten
Die Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der klassischen Rechnung
in Papierform war ein wichtiger Meilenstein für die digitale Transformation.
Eine Folge dieser Entwicklung ist, dass umfassende Digitalisierungsbemühungen
häufig mit dem Umstieg auf die Rechnungsstellung per PDF-Dokument beginnen.
Diese lassen sich mit E-Mails versenden oder anderweitig auf elektronischem
Wege zustellen, was bereits Vorteile mit sich bringt. Die PDF-Rechnung ist
somit ein klarer Fortschritt, aber dennoch von einer „echten“ E-Rechnung
zu unterscheiden. So ist das PDF-Format zwar bestens für die Erstellung
und Verarbeitung durch menschliche Mitarbeiter geeignet, doch die maschinelle
Anfertigung und das automatisierte Auslesen sind nur mit Einschränkungen
möglich.
Eine E-Rechnung wird deshalb durch den Versender in einem Format erstellt,
welches leicht maschinell zu verarbeiten ist. XML-basierte und Hybrid-Formate
wie ZUGFeRD und CIUS haben sich im Unternehmensalltag vieler Branchen bewährt,
weshalb sie bereits recht häufig genutzt werden. Entscheidend ist der Faktor
der Standardisierung, wodurch sich die Formate branchenübergreifend und
nahtlos im B2B- und B2C-Bereich nutzen lassen.
Mehr Sicherheit für Rechnungsdaten
Die Einführung digitaler Standards im elektronischen Rechnungsverkehr
zeichnet sich durch Schnelligkeit und eine hohe Effizienz aus, wodurch Unternehmen
Geld und die zuständigen Mitarbeiter wertvolle Zeit sparen. Doch auch den
gestiegenen Anforderungen an die Datenqualität und -sicherheit werden die
standardisierte E-Rechnungsformate gerecht. Da sich die Dokumente sowohl
maschinell erstellen als auch lesen lassen, sind Fehler bei der Eingabe
oder dem Einpflegen der Daten praktisch unmöglich. Die hohe Konsistenz und
Qualität der Daten vereinfachen die
Übertragung in ERP-Systeme. Auch das Risiko der bewussten Manipulation
lässt sich so minimieren. Darüber hinaus sind E-Rechnungen auch bestens
dafür geeignet, um über verschlüsselte Plattformen übermittelt zu werden,
falls die Sicherheitsstandards des genutzten E-Mail-Clients nicht ausreichen.
Viel Potenzial bei der Prozessautomatisierung und -optimierung
Die elektronische Rechnung stellt durch ihre Eigenschaften und Vorzüge
ein gutes Fundament für weitere Digitalisierungsmaßnahmen dar. In Zeiten
von immer leistungsstärkeren KI-Tools sind Automatisierungsfeatures besonders
gefragt und werden deshalb von Anbietern professioneller EDV-Systeme häufig
in neuere Versionen ihrer Produkte integriert. Die Eingabe und Prüfung der
Daten erfolgt dann nicht mehr manuell, sondern vollautomatisch. Das beschleunigt
die Rechnungserstellung zusätzlich und verschafft der Buchhaltung mehr freie
Kapazitäten für anspruchsvollere Aufgaben. Die in automatisierten Rechnungsworkflows
verarbeiteten Daten sind außerdem leicht für Erhebungen, Analysen und Prognosen
nutzbar, wodurch sich auch die Arbeitsweise der Buchhaltung verändert. Ebenso
unproblematisch und sicher verläuft die digitale Archivierung entsprechend
den gesetzlich festgeschriebenen Fristen und Vorgaben.
E-Rechnung möglicherweise bald Pflicht
Fest steht, dass die flächendeckende Einführung von standardisierten
E-Rechnungen das Potenzial hat, nicht nur die Buchhaltung im Unternehmen,
sondern auch viele Geschäftsprozesse grundlegend zu verändern. Die klaren
Vorzüge der E-Rechnungsformate sprechen für sich. Kurze Durchlaufzeiten
sowie eine verbesserte Kompatibilität und Interoperabilität im direkten
Vergleich zu PDF-Rechnungen sind nur einige der Gründe für den Umstieg.
Insbesondere die umgehend einsetzende Effizienzsteigerung und eine kosteneffektivere
Erstellung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen dürfte zeitnah
noch mehr Unternehmen von standardisierten E-Rechnungen überzeugen. Zusätzlich
bereitet auch die Politik derzeit die Einführung einer E-Rechnungspflicht
vor. Für Lieferanten der Bundesverwaltung gilt diese Pflicht bereits seit
2020. Aktuell klärt die Finanzverwaltung noch die Zulässigkeit des Datenaustauschs
über das EDI-Verfahren. E-Rechnungen nach dem X-Standard, zu denen auch
ZUGFeRD zählt, würden die geplanten Anforderungen erfüllen und gelten somit
als zukunftssicher.